Dit is het Privacystatement van Stichting Fiskale Rechtshulp De Smeetskring (hierna: SFR De Smeetskring), gevestigd te Beneluxlaan 74, Wijkcentrum ’t Sant, Tilburg (KVK 41096443). In dit Privacystatement leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u onze website bezoekt, van onze dienstverlening gebruik maakt of anderszins contact met ons hebt. De Smeetskring heeft beleid dat erop gericht is dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) worden verwerkt.

Overzicht verwerkingen

De Smeetskring verwerkt uw persoonsgegevens op basis van art. 6 lid 1 sub a t/m c AVG. De verwerking van persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij u als betrokkene partij bent en om te voldoen aan de wettelijke verplichting. Door de machtiging te tekenen geeft u toestemming tot deze verwerking van persoonsgegevens.

De genoemde persoonsgegevens worden verzameld omdat zij van belang zijn voor de dienstverlening die SFR De Smeetskring levert. Op grond van art. 47 Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) is SFR De Smeetskring verplicht desgevraagd aan de Belastingdienst gegevens te verstrekken die zij gebruikt voor uw belastingzaken. De Smeetskring is daarnaast verplicht deze gegevens gedurende 7 jaar na de werkzaamheid te bewaren (art. 52 lid 4 AWR). Deze wettelijke bepalingen kunnen uw rechten inperken.

Voor de werkzaamheden die wij bij SFR De Smeetskring verrichten hebben wij de volgende persoonsgegevens nodig:

• Uw volledige naam, geboortedatum, Burgerservicenummer, geslacht, telefoonnummer en mailadres;
• Informatie over uw burgerlijke staat, kinderen en buitenlandse situatie;
• Informatie over uw arbeidsinkomen;
• Informatie over uw overige persoonlijke inkomsten;
• Informatie over premies voor inkomensvoorzieningen;
• Informatie over uw eigen woning en eigenwoningschuld;
• Informatie over alimentatie en andere onderhoudsvoorzieningen;
• Informatie over specifieke zorgkosten;
• Informatie over studiekosten of andere scholingsuitgaven;
• Informatie over overige persoonsgebonden aftrek;
• Informatie over uw bezittingen en schulden;
• Informatie over eerdere (voorlopige) aanslagen;
• Overige informatie die van belang kan zijn voor uw belastingzaken.

Uw gegevens verwerken wij in een administratiesysteem en in een persoonlijke map met uw naam.

Daarnaast wordt data verzameld bij uw bezoek aan de website www.smeetskring.nl, onder andere om toegang tot de website te beheren.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De Smeetskring bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doen van de gegevensverwerking, dan wel op de wettelijke grond van art. 52 lid 4 AWR. Gedurende deze tijd kan het nodig zijn om contact met u op te nemen over uw vraag of gegevens.

Gerechtigd tot inzage

Binnen SFR De Smeetskring zijn gerechtigd tot verwerking van of inzage in uw persoonsgegevens:

• De operationeel betrokken bestuursleden
• De coördinatoren
• De mentoren
• De medewerkers
• De vaste medewerker

Bovenstaande personen hebben noodzakelijkerwijs inzicht in uw persoonsgegevens voor zover relevant. Zij verwerken uw gegevens of controleren de werkzaamheden. De samenstelling van deze groep kan jaarlijks verschillen. Uw rechten en privacy lijden daar niet onder.

Rechten van de betrokkene

Als cliënt van SFR De Smeetskring heeft u recht op:

• Art. 15 AVG: inzage (het recht om de persoonsgegevens die we van u verwerken in te zien);
• Art. 16 AVG: rectificatie (het recht op rectificatie van onjuiste informatie);
• Art. 17 AVG: vergetelheid (het recht om de persoonsgegevens die we van u verwerken te laten wissen);
• Art. 18 AVG: recht op beperking van de verwerking (het recht om minder gegevens te verwerken);
• Art. 19 AVG: kennisgeving (het recht op kennisgeving van verandering van persoonsgegevens);
• Art. 20 AVG: dataportabiliteit (het recht om persoonsgegevens over te dragen);
• Art. 21 AVG: bezwaar (het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking).

Een volledig overzicht uw rechten als betrokkene kunt u vinden in hoofdstuk 3 van de AVG.

Mocht u een klacht hebben over de manier waarop SFR De Smeetskring met uw gegevens omgaat, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Let wel: uw rechten kunnen worden beperkt door wettelijke bepalingen of door persoonsgegevens die door de aard van de werkzaamheden van SFR De Smeetskring noodzakelijkerwijs moeten worden verzameld. Met het tekenen van de machtiging gaat u akkoord met het feit dat deze gegevens verzameld en verwerkt worden conform dit Privacystatement.

Derde partijen

Gezien de aard van de werkzaamheden deelt SFR De Smeetskring uw persoonsgegevens met de Belastingdienst. Met de Belastingdienst deelt SFR De Smeetskring onder meer de gegevens die u kunt terug kunt vinden onder het kopje ‘overzicht verwerkingen’. Dit gebeurt middels aangiftes inkomstenbelasting, betalingsregelingen, kwijtscheldingen, uitstelaanvragen en toeslagregelingen.

Voor de werkzaamheden gebruikt De Smeetskring het softwareprogramma “Elsevier Nextens”. In de database van dit programma worden uw persoonsgegevens opgeslagen. Via Nextens worden aangiftes naar de Belastingdienst verzonden. Nextens voldoet aan de internationale standaard voor managementsystemen en informatiebeveiliging ISO/IEC 27001.

Derde partijen aan wie wij uw gegevens overdragen zijn zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Wij zijn niet aansprakelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens door derde partijen.

U kunt uw gegevens opvragen. De Smeetskring verzendt uw gegevens echter alleen naar een in het systeem bekend mailadres. Mocht een derde partij namens u uw gegevens opvragen, dan zullen deze gegevens pas met uw toestemming verzonden worden.

Komt u bij SFR De Smeetskring op locatie uw gegevens ophalen, dan kan u gevraagd worden om een geldig legitimatiebewijs.

Risico’s en risicobeperking (Data protection impact assessment)

Het opslaan van persoonsgegevens brengt risico’s met zich mee. Deze risico’s bevinden zich bijvoorbeeld in de ICT-sfeer. De systemen die SFR De Smeetskring gebruikt kunnen slachtoffer worden van een cyberaanval. In dat geval zou bepaalde informatie kunnen lekken.

De informatie die kan lekken loopt uiteen van uw naam en adresgegevens tot uw zorgkosten. Wij begrijpen dat laatstgenoemde gevoelige informatie kan zijn en daarom tracht SFR De Smeetskring maatregelen te nemen om te voorkomen dat dit gebeurt. De Smeetskring beveiligt uw informatie door middel van verscheidene organisatorische en technische maatregelen. Er wordt in het softwareprogramma “Elsevier Nextens” zo min mogelijk informatie gedeeld, zodat zo min mogelijk kan lekken. Uitgebreidere informatie houdt SFR De Smeetskring fysiek in uw persoonlijke map. Deze zijn onbereikbaar voor eventuele digitale lekken.

Meldplicht datalekken

De Smeetskring is verplicht datalekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Smeetskring dient de datalekken te documenteren voor controle volgens art. 33 AVG.

Privacy by design/default

De dienstverlening van SFR De Smeetskring is erop ingericht om ervoor te zorgen dat uw privacy zo veel mogelijk wordt beschermd. Er wordt niet meer informatie gevraagd dan nodig. De aanwezige apparatuur is beveiligd en ook het aangifteprogramma Elsevier Nextens voldoet aan de veiligheidseisen.

Cookiebeleid

De Smeetskring gebruikt alleen functionele en analytische cookies die uw privacy niet schenden. Wij gebruiken geen tracking cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt en die bepaalde gebruikersinformatie opslaan. Cookies bestaan uit unieke codes die helpen om u te herkennen bij een volgend bezoek aan onze website en die uw gebruikerservaring verbeteren.

U kunt functionele of analytische cookies op elk gewenst moment in- of uitschakelen door de cookie-instellingen van uw browser aan te passen. Hoe u dit kunt doen, vindt u in de helpfunctie van uw browser. In uw browser kunt u de huidige cookies op uw computer of mobiele apparaat verwijderen en ervoor kiezen om ze in de toekomst niet meer te accepteren.

Wijzigingen

Dit Privacystatement kan om welke reden dan ook van tijd tot tijd worden bijgewerkt. Wij zullen u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in onze Privacystatement door op onze website www.smeetskring.nl de nieuwe Privacystatement te plaatsen.

Contact

In geval van vragen of klachten over dit Privacystatement, ons Cookiebeleid of als u uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via afspraak@smeetskring.nl of per post op het bovengenoemde adres.

Tilburg, 26-03-2025